Splošna politika zasebnosti
SistemHubBiz obravnava varstvo osebnih podatkov kot temeljni del poslovne odgovornosti. Ta politika pojasnjuje naravo podatkov, namen njihove obdelave, pravno podlago in pravice uporabnikov. Vsebina je pripravljena z upoštevanjem veljavne zakonodaje in prakse za upravljanje podatkov v okolju enterprise sistemov ter jasno opredeljuje vrste obdelav v povezavi s storitvami digitalne infrastrukture, migracijami in podporo. Kontaktne informacije in postopek uveljavljanja pravic so opisani v nadaljevanju.
Definicije
V nadaljevanju so pojasnjene ključne definicije, uporabljene v tej politiki, za lažje razumevanje obsega in narave obdelav podatkov pri SistemHubBiz.
Zbiranje podatkov
Podatki se zbirajo z namenom zagotavljanja in izboljšanja storitev, podpore uporabnikom ter izpolnjevanja pravnih in pogodbenih obveznosti. SistemHubBiz si prizadeva zbirati le tiste podatke, ki so potrebni za specifične namene obdelave.
Podatki, ki jih posreduje uporabnik
Podatki, ki jih uporabniki neposredno vnesejo ali posredujejo pri uporabi storitev, komunikaciji s podporo ali pri sklenitvi pogodbe o storitvah.
- Kontaktni podatki: ime, priimek, elektronski naslov, telefonska številka
- Podatki podjetja: naziv podjetja, davčna številka, poslovni naslov
- Računovodski in obračunski podatki potrebni za izstavitev računov in vodenje pogodbenih obveznosti
- Uporabniški računi in nastavitve, vključno z vlogami, dostopnimi pravicami in preferencami
- Komunikacija s podporo: vsebine e-pošte, obrazcev in zapisniki pogovorov za reševanje zahtevkov
- Pogodbena dokumentacija in tehnični podatki, posredovani za izvedbo migracij ali integracij
Samodejno zbrani podatki
SistemHubBiz samodejno zbira podatke, ki so potrebni za delovanje storitev, optimizacijo in varen obrat IT-infrastrukture.
- IP naslovi in podatki o omrežnih povezavah za zagotavljanje varnosti in preprečevanje zlorab
- Podatki o napravi in brskalniku (tip naprave, različica operacijskega sistema, jezikovne nastavitve)
- Telemetrija in zapisniki uporabe (logi dostopa, napake, časovne značke aktivnosti)
- Piškotki in podobne tehnologije za analitiko in izboljšanje uporabniške izkušnje
- Agregirani podatki o performansah storitve za optimizacijo in kapacitete
- Približna geolokacija, pridobljena iz IP naslova, ko je to potrebno za skladnost ali varnostne ukrepe
Podatki od tretjih oseb
V določenih primerih prejmemo ali delimo podatke s preverjenimi partnerji, ki izvajajo storitve v imenu SistemHubBiz ali zagotavljajo dodatne funkcionalnosti.
- Ponudniki plačilnih storitev za obdelavo transakcij in izdajanje računov
- Ponudniki oblačnih rešitev in infrastrukture, ki gostujejo storitve in skrbijo za varnost okolja
- Analitični partnerji in orodja za merjenje delovanja storitev in izboljšave uporabniške izkušnje
Namen obdelave
Podatke obdelujemo iz razlogov, povezanih z izvrševanjem pogodbe, zagotavljanjem varnosti, izpolnjevanjem pravnih obveznosti ter za upravljanje in izboljšanje storitev.
- Izvajanje pogodb in upravljanje uporabniških računov
- Zagotavljanje podpore in reševanje tehničnih zahtevkov
- Obdelava plačil in izpolnjevanje računovodskih zahtev
- Vzdrževanje varnosti sistema in preprečevanje zlorab
- Analitika in izboljšave delovanja storitev ter optimizacija procesov
- Izpolnjevanje pravnih obveznosti in sodelovanje z organi po potrebi
- Migracije in integracije obstoječih sistemov, ki jih izvaja naročnik ali pooblaščeni partnerji
- Komunikacija o spremembah storitev, varnostnih obvestilih in administrativnih zadevah (z možnostjo odjave tam, kjer je relevantno)
Pravna podlaga obdelave
Obdelave osebnih podatkov izvajamo na podlagi zakonitih pravnih podlag, ki se razlikujejo glede na naravo obdelave in namen.
- Izvrševanje pogodbe: obdelava je potrebna za zagotavljanje in upravljanje storitev po pogodbi
- Soglasje: kjer je obdelava podprta s privolitvijo uporabnika (npr. neobvezni marketinški piškotki)
- Pravna obveznost: obdelava za izpolnitev zakonskih zahtev, kot so računovodski predpisi
- Upravičeni interes: obdelava v okviru zakonitega interesa za varnost sistema in preprečevanje zlorab, ob tehtnem pretehtanju interesov uporabnika
Skladnost z GDPR
Uporabnikom zagotavljamo uresničevanje pravic, ki izhajajo iz Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR). Spodaj so opisane osnovne pravice in način njihove uveljavitve.
- Pravica do dostopa do osebnih podatkov, ki jih obdelujemo o vas
- Pravica do popravka netočnih ali nepopolnih podatkov
- Pravica do izbrisa podatkov, kadar obdelava ni več potrebna ali obstajajo drugi utemeljeni razlogi
- Pravica do omejitve obdelave v določenih okoliščinah
- Pravica do prenosljivosti podatkov, kjer je to tehnično izvedljivo in zakonito
- Pravica do ugovora obdelavi, ki temelji na upravičenem interesu, ter pravica do umika soglasja, kjer je bila podlaga soglasje
Piškotki
SistemHubBiz uporablja piškotke in sorodne tehnologije za zagotavljanje osnovne funkcionalnosti strani, analitiko in prilagajanje izkušenj uporabnikov. Uporaba določenih piškotkov zahteva soglasje uporabnika.
Piškotki so razdeljeni na prve in tretje piškotke ter na sejne in trajne piškotke, odvisno od življenjske dobe in vira.
Kategorije piškotkov vključujejo nujno potrebne (tehnične), analitične (performance), funkcionalne in ciljane (marketinške) piškotke.
Upravljanje piškotkov je mogoče prek nastavitev brskalnika ali prek mehanizma za upravljanje privolitev na spletni strani. Uporabnik lahko kadarkoli spremeni svoje nastavitve ali umakne soglasje za nezaželene kategorije.
Podrobna politika piškotkov
Deljenje podatkov
Podatki se delijo izključno z zaupanja vrednimi partnerji in le v obsegu, ki je nujen za izvedbo storitev, plačil in upravljanje infrastrukture. Vsako deljenje poteka ob upoštevanju varnostnih ukrepov in pogodbenih določil o obdelavi podatkov.
- Zunanje tehnične storitve in ponudniki gostovanja, ki zagotavljajo delovanje platforme
- Plačilni ponudniki za izvedbo in evidentiranje transakcij
- Podizvajalci, vključeni v migracije sistemov in integracijska dela
- Pravne in regulatorne institucije, kadar to zahteva zakon
- Poslovni partnerji za namene analitike in optimizacije storitev, ob ustreznih pogodbenih varovalkah
- Stranke v primeru poslovnih prenosov (npr. pri prestrukturiranju), ob upoštevanju varnostnih zahtev in obvestila uporabnikom
Prenosi podatkov v tujino
Pri izvajanju storitev lahko pride do prenosa podatkov izven Evropskega gospodarskega prostora. V takih primerih SistemHubBiz uporablja zakonite varovalke za zaščito osebnih podatkov in izbira ponudnike, ki zagotavljajo primerne varnostne standarde.
Kot varovalke se uporabljajo ustrezni pravni instrumenti, kot so standardne pogodbenne klavzule, odločbe o ustreznosti ali drugi ukrepi skladno s predpisi. Pri izbiri ponudnikov se upošteva raven varnosti in skladnost z veljavnimi zahtevami.
Hranjenje podatkov
Podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnitev namenov obdelave, za katere so bili zbrani, ali za izpolnitev zakonskih obveznosti. Pri določitvi rokov upoštevamo načela minimalne potrebnosti.
Računi uporabnikov in osnovni podatki so hranjeni, dokler je račun aktiven in nato še določen čas za izpolnitev zakonskih obveznosti, kot so računovodski zahtevki; tipično obdobje po zaprtju računa lahko obsega več let glede na veljavne regulativne zahteve.
Zapisniki komunikacije s podporo in sporočila se hranijo za namen reševanja zahtevkov in kakovostne podpore za obdobje, sorazmerno z naravo zahtevka, pri čemer se upošteva načelo omejitve shranjevanja.
Varnostni logi in telemetrija se običajno hranijo za obdobje, primerno za analizo incidentov in preprečevanje zlorab; ta obdobja so določena glede na operativne in pravne potrebe.
Ob sprožitvi postopka izbrisa ali po poteku določenih rokov podatki, ki niso nujni za zakonite obveznosti, podlegajo varnemu izbrisu ali anonimizaciji v skladu z notranjimi postopki SistemHubBiz.
Varnost podatkov
SistemHubBiz izvaja večplastne varnostne ukrepe za zaščito podatkov, ki vključujejo tehnične, organizacijske in operativne postopke. Nadzor dostopa, redno posodabljanje programske opreme, varnostna preverjanja in šifriranje so del naše arhitekture, zasnovane za zmanjševanje tveganj in ohranjanje zaupnosti ter integritete podatkov.
- Šifriranje podatkov med prenosom in po potrebi v mirovanju
- Upravljanje dostopov z načeli najmanjših pravic in večstopenjsko avtentikacijo za administratorske naloge
- Redni varnostni pregledi, posodobitve in testiranja ranljivosti v produkcijskem okolju
Pravice uporabnika
Če želite uveljavljati svoje pravice v zvezi z osebnimi podatki, lahko vložite zahtevek pri SistemHubBiz. Postopki so zasnovani tako, da omogočajo preglednost in učinkovito odgovoritev v razumnih rokih v skladu z veljavnimi predpisi.
- Za zahtevek glede dostopa, popravka, izbrisa ali omejitve obdelave nas kontaktirajte preko navedenih kontaktov; opišite svojo zahtevo in predložite ustrezne podatke za identifikacijo
- Za umik soglasja ali ugovor obdelavi nas obvestite; obvestilo bo obravnavano in, kjer je to mogoče, izvedeno brez nepotrebnega odlašanja
- Za prenosljivost podatkov lahko zahtevate izvoz vaših osebnih podatkov v strukturirani, običajno uporabljani in strojno berljivi obliki, kadar je to izvedljivo
- Če menite, da so vaše pravice kršene, imate pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu; mi bomo sodelovali pri reševanju zadev v skladu z zakonodajo
- Pravica do prenosljivosti podatkov: imate pravico zahtevati, da vam osebne podatke, ki ste nam jih posredovali, posredujemo v strukturirani, splošno uporabljeni in strojno berljivi obliki, kadar je to tehnično izvedljivo.
- Pravica do omejitve obdelave: lahko zahtevate začasno omejitev obdelave vaših osebnih podatkov v primeru izpodbijanja točnosti podatkov, nezakonite obdelave ali dokler ne razrešimo zahteve za izbris.
- Pravica do ugovora: imate pravico ugovarjati obdelavi osebnih podatkov, ki temelji na zakonitem interesu SistemHubBiz, vključno s profiliranjem, v kolikor obstajajo razlogi, povezani z vašim posebnim položajem.
- Pravica do preklica soglasja: kadar je obdelava utemeljena na vašem soglasju, ga lahko kadar koli prekličete, kar ne vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem.
Uveljavljanje pravic glede osebnih podatkov
Za uveljavljanje vaših pravic v zvezi z osebnimi podatki nas kontaktirajte pisno. Prosimo, navedite jasno, katero pravico želite uveljaviti (dostop, popravek, izbris, omejitev, prenosljivost, ugovor ali preklic soglasja) in predložite ustrezne podatke za preverjanje identitete. Zahtevamo le informacije, potrebne za obravnavo vaše prošnje.
Običajno odgovorimo na upravičene zahteve v roku 30 dni. Če zahteva zahteva več zapletenosti, vas bomo o podaljšanju roka obvestili in pojasnili razlogi za zamik.
Marketinške komunikacije
SistemHubBiz pošilja tržne informacije in strokovne vsebine le, če ste izrazili soglasje ali ko imamo drug pravni interes za pošiljanje informativnih vsebin. Vsebina je usmerjena v vodje IT, arhitekte informacijskih sistemov in vodstva podjetij, z namenom obveščanja o storitvah, dogodkih in strokovnih analizah na področju poslovnih sistemov in digitalne infrastrukture.
Odjava od tržnih sporočil je enostavna: uporabite povezavo za odjavo v vsaki marketinški e-pošti ali pošljite zahtevo na [email protected]. Obdelavo vaše zahteve izvedemo v sklopu rednih postopkov za upravljanje komunikacij.
Otroci in osebni podatki
SistemHubBiz ni namenjen zbiranju osebnih podatkov oseb, mlajših od 16 let, brez soglasja zakonitega zastopnika. Če menite, da smo nehote prejeli osebne podatke mladoletne osebe, nas nemudoma kontaktirajte, da lahko ustrezno ukrepamo in po potrebi odstranimo podatke.
Povezave do zunanjih spletnih mest
Na spletnih straneh SistemHubBiz se lahko pojavljajo povezave do storitev tretjih oseb. SistemHubBiz ne nadzira politik zasebnosti teh strani in ne odgovarja za njihove prakse. Pred deljenjem osebnih podatkov s tretjimi osebami priporočamo, da preberete njihove izjave o zasebnosti.
Spremembe politike zasebnosti
To izjavo o zasebnosti lahko občasno posodobimo. Vsaka pomembnejša sprememba bo objavljena na spletni strani SistemHubBiz z opombo o datumu vnosa spremembe. Redno preverjajte to stran za najnovejše informacije.
Kontakt
Za vprašanja glede zasebnosti ali uveljavljanja vaših pravic nas kontaktirajte: SistemHubBiz, Jenkova Cesta 2, 3320 Velenje, Slovenija; e-pošta: [email protected]; telefon: +38683349293. Poslovna identifikacija: SI02700975.